La implementación del fichaje digital obligatorio está cada vez más cerca. La nueva normativa prevista para 2025 busca erradicar el uso de registros en papel y promover un sistema digital eficiente para controlar la jornada laboral. A continuación, exploramos todos los detalles clave sobre esta medida y cómo afecta a las empresas en España.
¿Qué es el fichaje digital obligatorio?
El fichaje digital obligatorio forma parte del anteproyecto de Ley Laboral 2024, el cual tiene como objetivo modernizar y digitalizar el registro horario de los trabajadores. Esto incluye la prohibición explícita del uso de registros en papel, obligando a todas las empresas a adoptar un sistema digital homologado para garantizar precisión y transparencia.
¿Por qué se prohíbe el registro horario en papel?
El registro de control horario en papel será completamente eliminado, ya que:
Facilita el fraude laboral: Los registros en papel son fáciles de alterar.
Dificulta el acceso a la información: La consulta de datos en papel no es inmediata ni eficiente.
Ocupa espacio físico: Gestionar y almacenar registros en papel puede ser complejo para empresas con grandes plantillas.
Con la digitalización obligatoria, se busca facilitar las inspecciones laborales y asegurar que los datos sean accesibles en tiempo real para los trabajadores, representantes sindicales e inspectores de trabajo.
¿Será legal el fichaje con Excel?
Aunque Excel es una herramienta digital, no cumple con los requisitos del anteproyecto de ley, como:
Trazabilidad: Los registros en Excel pueden ser modificados sin dejar rastro.
Automatización: Carece de funcionalidades avanzadas como auditorías automáticas.
Seguridad: No garantiza la protección de datos requerida por la normativa.
Por lo tanto, Excel no será considerado un sistema adecuado bajo la nueva ley. Se recomienda optar por software especializado que garantice seguridad, accesibilidad y cumplimiento normativo.
Requisitos para cumplir con la nueva ley
Las empresas deberán implementar sistemas que:
Automaticen el registro horario para evitar errores y manipulaciones.
Permitan acceso en tiempo real a los datos para trabajadores, sindicatos e inspección laboral.
Protejan los datos contra pérdidas o alteraciones.
Conserven los registros durante al menos cuatro años.
Multas por incumplimiento del fichaje digital
El no cumplimiento del fichaje digital obligatorio puede acarrear sanciones severas:
Infracción leve: Entre 60 y 625 euros.
Infracción grave: De 626 a 6.250 euros.
Infracción muy grave: Multas de hasta 187.515 euros en casos de incumplimientos graves que afecten los derechos de los trabajadores.
Ventajas del fichaje digital
El fichaje digital no solo cumple con la normativa, sino que también aporta beneficios como:
Para las empresas:
Reducción de costes y errores.
Mejora en la productividad mediante un control horario eficiente.
Evita sanciones.
Para los empleados:
Transparencia en el registro de horas trabajadas.
Protección de derechos laborales.
Mejor equilibrio entre vida personal y laboral.
¿Cómo implementar un sistema de fichaje digital paso a paso?
Analiza las necesidades de tu empresa: Determina la cantidad de empleados, tipo de jornadas y requisitos legales específicos.
Selecciona un software homologado: Asegúrate de que cumpla con las normativas de trazabilidad y seguridad.
Configura el sistema: Personalízalo según las políticas internas de tu empresa.
Capacita a los empleados: Enseña a los trabajadores cómo usar el sistema de manera eficiente.
Realiza pruebas piloto: Detecta posibles problemas antes de implementarlo a nivel general.
Monitorea y optimiza: Revisa regularmente los registros para garantizar el cumplimiento normativo.
Cumple con la ley de fichaje digital obligatorio
En Grupo Lagon, contamos con expertos en asesoría laboral que pueden ayudarte a implementar un sistema de fichaje digital adaptado a las necesidades de tu empresa, así mismo nuestro programa de fichaje digital cuenta con la garantía de Deventic desarrolladores de software con los cuales trabajamos mano a mano para que tu empresa esté a la última en todos las necesidades legales (facturación electrónica, fichaje digital…)
Contáctanos para más información y evita sanciones al cumplir con esta normativa.
